Ai depășit 25.000 € pe normă de venit. Trebuie să treci pe sistem real și poate e mai bine așa.
Dacă ai PFA pe normă de venit și anul trecut ai încasat peste 25.000 de euro brut, probabil deja știi că trebuie să schimbi ceva. Dar poate nu știi exact ce, cum și până când.
Sau poate știi că trebuie să treci pe sistem real, dar te sperie ideea de contabilitate, cheltuieli, registre, documente.
Nu e. Trecerea pe sistem real poate fi cel mai bun lucru care ți se întâmplă fiscal. Acest articol îți explică de ce, și îți arată pas cu pas ce ai de făcut.
Ce spune legea, pe scurt
Regula e simplă și nu s-a schimbat: dacă într-un an fiscal venitul tău brut încasat din PFA depășește echivalentul în lei a 25.000 de euro, ești obligat să treci pe sistem real începând cu anul fiscal următor.
Concret: dacă în 2025 ai încasat peste ~126.000 lei brut (calculat la cursul mediu anual BNR), din 2026 nu mai poți rămâne pe normă de venit. Trebuie să depui Declarația Unică cu bifă pe sistem real.
Nu e opțional. Nu e recomandare. E lege: articolele 68 și 69 din Codul Fiscal.
Iar dacă în 2026 depășești din nou pragul, în 2027 rămâi tot pe sistem real. Trecerea nu se face în cursul anului în care depășești, ci din anul următor.
Cum funcționează pragul de 25.000 euro. ce se ia în calcul și ce nu
Câteva clarificări importante, pentru că aici apar cele mai multe confuzii:
Se ia în calcul venitul brut încasat. Nu contează data facturii, contează data la care banii au intrat efectiv în cont sau în casă. Dacă ai emis o factură în decembrie 2025 dar clientul a plătit în ianuarie 2026, acea sumă se numără la 2026, nu la 2025.
Se calculează la cursul mediu anual BNR. La sfârșitul fiecărui an, BNR publică un curs mediu anual. Pragul de 25.000 de euro se transformă în lei folosind acel curs. Pentru 2025, echivalentul a fost de aproximativ 126.000 lei.
Dacă ești plătitor de TVA, se ia venitul brut fără TVA. TVA-ul colectat nu face parte din venitul tău, e al statului.
Nu se cumulează cu venituri din alte surse. Dividendele, chiriile, dobânzile nu intră în calculul plafonului de 25.000 euro. Contează doar venitul brut din activitatea independentă (PFA).
De ce trecerea pe sistem real poate fi un avantaj, nu o pedeapsă
Asta e partea pe care nu ți-o spune nimeni când primești vestea proastă. Pe normă de venit, plăteai impozit pe o sumă fixă stabilită de ANAF indiferent cât cheltuiai. Puteai avea cheltuieli de 30.000 lei pe an și nu conta la nimic.
Pe sistem real, totul se schimbă: plătești impozit pe venitul net. Adică venituri minus cheltuieli deductibile. Și diferența poate fi uriașă.
Cheltuielile deductibile îți scad baza de impozit
Fiecare leu cheltuit corect pe activitatea ta e un leu pe care nu-l mai impozitezi. Echipamente, chirie birou, deplasări profesionale, cursuri de formare, abonamente software, telefon, internet toate reduc venitul net din care se calculează impozitul de 10%.
Să zicem că ai un venit brut de 150.000 lei și cheltuieli deductibile documentate de 40.000 lei. Pe normă, plăteai impozit calculat la norma fixă, indiferent de cheltuieli. Pe sistem real, baza ta de impozit e 110.000 lei (minus contribuțiile). Diferența se simte.
Dacă venitul net scade sub 48.600 lei, CAS-ul devine opțional
CAS-ul (contribuția la pensie, 25%) se datorează doar dacă venitul net anual depășește 12 salarii minime brute, adică 48.600 lei în 2026. Dacă prin cheltuieli deductibile legitime venitul tău net scade sub acest prag, nu mai ești obligat să plătești CAS. Iar CAS-ul e cea mai mare contribuție 12.150 lei minim.
Pe normă de venit, norma putea fi peste 48.600 lei chiar dacă venitul tău real era sub prag. Pe sistem real, plătești pe ce câștigi efectiv.
CASS-ul se calculează pe venitul real, nu pe normă
La fel și CASS-ul (contribuția la sănătate, 10%). Pe normă, se calcula la valoarea normei. Pe sistem real, se calculează la venitul net. Dacă ai cheltuieli mari, CASS-ul scade proporțional.
CASS-ul are plafoane: minim 6 salarii minime (24.300 lei), maxim 72 salarii minime (291.600 lei). Dacă venitul net e sub 24.300 lei și nu ești salariat, plătești CASS minim de 2.430 lei. Dacă ești și salariat, plătești 10% din venitul net efectiv, fără minimul de 6 salarii.
Ce cheltuieli poți deduce concret pe sistem real în 2026
Pe normă de venit, cheltuielile nu contau. Pe sistem real, sunt esențiale. Iată cele mai comune categorii de cheltuieli deductibile pentru un PFA:
100% deductibile: echipamentele necesare activității (laptop, telefon, imprimantă, cameră foto), software și licențe (Figma, Adobe, Microsoft 365, Canva), chiria spațiului de lucru, utilitățile pentru sediul profesional, servicii profesionale (contabil, avocat, consultant), cursuri și conferințe legate de activitate, comisioane bancare, asigurări profesionale, materiale și consumabile, servicii poștale și curierat.
50% deductibile: cheltuielile cu mașina (combustibil, asigurare, reparații, leasing) dacă o folosești și personal, telefon și internet dacă folosești același abonament și personal.
Până la 40% deductibil: chiria locuinței dacă lucrezi de acasă, proporțional cu suprafața biroului din totalul locuinței.
Deductibile integral, dar cu condiții: CAS și CASS plătite sunt deductibile la calculul impozitului pe venit. Amortizarea mijloacelor fixe (echipamente peste 5.000 lei din 2026, conform OUG 8/2026). Diurnele și cazarea în deplasări profesionale.
Nu sunt deductibile: cheltuielile personale (mâncare, haine, vacanțe, abonament la sală), amenzile și penalitățile, impozitul pe venit în sine, orice cheltuială fără document justificativ.
Regulă importantă pentru 2026: toate facturile trebuie transmise prin sistemul RO e-Factura. Fără factură electronică transmisă în SPV, cheltuiala riscă să fie considerată nedeductibilă. Dacă ești PFA identificat fiscal prin CNP, termenul de înscriere obligatorie în Registrul e-Factura este 1 iunie 2026.
Pas cu pas: cum faci trecerea de la normă la sistem real
Procesul nu e complicat, dar trebuie făcut corect și la timp. Iată cronologia:
Pasul 1. Confirmă că ai depășit pragul. Adună toate încasările din anul precedent (2025). Verifică dacă totalul brut depășește echivalentul în lei a 25.000 euro la cursul mediu anual BNR. Dacă da, trecerea e obligatorie.
Pasul 2. Completează și depune Declarația Unică. În Declarația Unică (Formularul 212), bifezi determinarea venitului net în sistem real pentru anul curent (2026). Termenul de depunere este 25 mai 2026. O completezi și o trimiți online prin Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF.
Pasul 3. Instalează un software de contabilitate sau contactează un contabil. Pe sistem real ai nevoie de evidență contabilă în partidă simplă: un Registru Jurnal de Încasări și Plăți (RJIP) și un Registru de Evidență Fiscală (REF). Software-uri ca Regnet pot gestiona asta automat.
Pasul 4. Începe să înregistrezi cheltuielile. De acum, fiecare factură de cheltuială contează. Cere factura pe datele PFA-ului (cu CUI) pentru orice achiziție legată de activitate. Păstrează toate documentele justificative.
Pasul 5. Configurează e-Factura. Din 2026, facturile B2B trebuie transmise electronic. Dacă nu ai fost deja înscris, înscrie-te în Registrul e-Factura prin SPV. Termenul pentru PFA-uri identificate prin CNP este 1 iunie 2026.
Ce se schimbă pentru tine după trecerea la profit
Ții evidența cheltuielilor, nu doar a veniturilor. Pe normă, completai doar partea de venituri din REF. Pe sistem real, notezi și cheltuielile. Dacă folosești un software de contabilitate, procesul e aproape automat.
Ceri factură pe PFA pentru orice cumperi pentru activitate. Laptopul, licența de software, călătoria la conferință, chiria, toate intră cu factură pe CUI-ul tău.
Depui Declarația Unică anual. Până pe 25 mai, depui Declarația Unică cu venitul net realizat în anul precedent și calculezi impozitul, CAS-ul și CASS-ul. Plata se face tot până pe 25 mai.
Nu ai nevoie obligatoriu de contabil, dar e recomandat. Dacă ai puține tranzacții și un software bun, poți gestiona singur. Dacă ai volum mare sau situații complexe (clienți din afară, TVA), un contabil te scutește de greșeli.
Când poți reveni la norma de venit (și dacă merită)
Odată trecut pe sistem real, ești obligat să rămâi minim 2 ani fiscali consecutivi. După cei 2 ani, poți reveni la normă de venit, dar doar dacă sunt îndeplinite toate condițiile simultan: activitatea ta se încadrează într-un cod CAEN eligibil pentru normă, venitul brut încasat în anul precedent nu a depășit 25.000 euro și soliciti revenirea prin Declarația Unică depusă până pe 25 mai.
Dar merită să te întrebi sincer: dacă ai depășit 25.000 euro o dată, sunt șanse mari să o faci din nou. Iar pe sistem real, cu cheltuieli bine documentate, s-ar putea să plătești mai puțin decât pe normă. Multe PFA-uri descoperă asta abia după trecere.
Greșeli frecvente la trecerea pe sistem real
Nu depui Declarația Unică la timp. Termenul e 25 mai. Dacă îl ratezi, ANAF poate calcula taxele din oficiu și nu în favoarea ta.
Nu ții evidența cheltuielilor de la început. Unii trec pe sistem real dar continuă să opereze ca pe normă fără facturi de cheltuieli, fără REF completat. Rezultat: plătesc impozit pe tot venitul brut, fără nicio deducere. Practic, cel mai prost scenariu posibil.
Confundă venitul brut cu venitul net. Pragul de 25.000 euro se raportează la venitul brut încasat. Dar impozitul, CAS-ul și CASS-ul se calculează pe venitul net (brut minus cheltuieli). Sunt două lucruri diferite.
Nu actualizează e-Factura. Din 2026, fără e-Factura, cheltuielile riscă să nu fie recunoscute ca deductibile. E un pas tehnic simplu, dar care trebuie făcut.
Nu actualizează codurile CAEN la Rev. 3. Termenul e 25 septembrie 2026 pentru toți contribuabilii înregistrați la ONRC. Dacă oricum faci modificări, include și actualizarea CAEN în același dosar.
ÎNTREBĂRI FRECVENTE
Sunt obligat să trec pe sistem real dacă am depășit 25.000 euro pe normă de venit?
Da. Dacă venitul brut încasat într-un an fiscal depășește echivalentul în lei a 25.000 euro, ești obligat să treci pe sistem real din anul fiscal următor. Trecerea se face prin Declarația Unică depusă până pe 25 mai.
Când se face trecerea: imediat sau din anul următor?
Din anul următor. Dacă ai depășit pragul în 2025, treci pe sistem real din 2026. Nu schimbi sistemul în cursul anului în care ai depășit.
Cum se calculează pragul de 25.000 euro?
Se ia venitul brut încasat (nu facturat) în cursul anului, fără TVA dacă ești plătitor de TVA. Suma se raportează la cursul mediu anual BNR publicat la sfârșitul anului. Nu se cumulează venituri din alte surse (chirii, dividende, dobânzi).
Ce e mai avantajos: normă de venit sau sistem real?
Depinde de cheltuieli. Dacă ai cheltuieli deductibile semnificative (echipamente, chirie, deplasări, software), sistemul real poate fi mai avantajos, plătești impozit doar pe profit, nu pe o sumă fixă. Dacă ai cheltuieli minime și venituri sub plafon, norma poate fi mai simplă.
Dacă trec pe sistem real, mai pot reveni la normă de venit?
Da, după minimum 2 ani fiscali consecutivi pe sistem real, dacă activitatea ta e eligibilă pentru normă și venitul brut din anul precedent nu depășește 25.000 euro. Soliciți revenirea prin Declarația Unică.
Am nevoie de contabil pe sistem real?
Nu e obligatoriu legal, dar e recomandat. Ai nevoie de evidență contabilă în partidă simplă (RJIP și REF). Software-uri ca Regnet automatizează mare parte din proces. Dacă ai situații complexe, un contabil te ferește de greșeli costisitoare.
Ce contribuții plătesc pe sistem real în 2026?
Impozit pe venit 10% din venitul net (venituri minus cheltuieli minus CAS și CASS). CAS 25%, obligatoriu doar dacă venitul net depășește 48.600 lei (12 salarii minime). CASS 10% din venitul net, cu minim la 6 salarii minime (24.300 lei) dacă nu ești salariat, și maxim 72 salarii minime (291.600 lei).
Dacă venitul meu net e sub 48.600 lei, plătesc CAS?
Nu, CAS-ul devine opțional. Poți opta să plătești voluntar pentru a acumula vechime la pensie, dar nu ești obligat.
Cheltuielile cu mașina sunt deductibile?
Da, 50% din cheltuielile cu combustibilul, asigurarea, reparațiile și întreținerea, dacă mașina e folosită și personal. 100% dacă vehiculul e utilizat exclusiv pentru activitate. Leasingul auto urmează aceeași regulă de 50%/100%.
Trebuie să treci pe sistem real? Noi te ajutăm cu tot procesul.
De la Declarația Unică la configurarea contabilității — totul online, fără bătăi de cap.
→ Configurează PFA-ul pe sistem real — regnet.ro
💡 Calculează-ți taxele pe sistem real vs. normă de venit.
Folosește calculatorul nostru gratuit → Calculator Taxe PFA 2026 — regnet.ro