Ai PFA și nu ești sigur ce cheltuieli poți deduce? Nu ești singur. Majoritatea PFA-urilor pierd bani pentru că nu știu exact ce pot trece pe cheltuieli. În acest ghid îți arăt, cu exemple concrete din activități reale, ce poți deduce, ce poți deduce parțial și ce NU poți deduce (totul actualizat conform legislației în vigoare la martie 2026).
Important: Acest ghid se aplică PFA-urilor care funcționează în sistem real de impozitare (nu normă de venit). Dacă ești pe normă de venit, cheltuielile individuale nu îți influențează impozitul, singurele deduceri posibile sunt contribuțiile sociale obligatorii (CAS și CASS).
Ce înseamnă „cheltuială deductibilă”?
Pe scurt: o cheltuială deductibilă este un cost pe care îl scazi din venitul brut înainte să calculezi impozitul. Cu cât ai mai multe cheltuieli deductibile legitime, cu atât plătești mai puțin impozit.
Formula simplificată:
Venit net = Venit brut încasat – Cheltuieli deductibile plătite
Impozit pe venit = 10% × (Venit net – CAS – CASS)
Cheltuielile se împart în trei categorii:
- Integral deductibile: le scazi 100% din venit
- Deductibile limitat: le scazi, dar doar până la un anumit plafon
- Nedeductibile: nu le poți scădea deloc
Condiție obligatorie din 2026: e-Factura
Înainte de a trece la exemple, o regulă esențială: din 2026, facturile trebuie transmise prin sistemul RO e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere, atât pentru relațiile B2B, cât și B2C. Fără factura electronică transmisă în SPV (Spațiul Privat Virtual), cheltuiala riscă să fie considerată nedeductibilă.
Dacă ești PFA și te identifici fiscal prin CNP, termenul de înscriere obligatorie în Registrul e-Factura este 1 iunie 2026 (conform OG nr. 6/2026). Nerespectarea atrage amenzi de la 1.000 lei.
Cheltuieli Integral Deductibile
Acestea sunt cheltuielile pe care le scazi complet din venitul brut, fără niciun plafon, atât timp cât sunt legate de activitatea ta și justificate cu documente.
Materii prime și materiale
Orice cumperi ca să produci sau să prestezi serviciul tău.
Exemple concrete:
- Patiser / Brutar: făină, drojdie, ouă, unt, ambalaje
- Croitor / Atelier textile: stofe, ațe, nasturi, fermoare, tipare
- Tâmplar / Mobilier: lemn, PAL, MDF, lacuri, balamale, șuruburi
- Electrician: cabluri, prize, întrerupătoare, tablouri electrice
- Fotograf: hârtie foto, cerneală imprimantă, fundaluri studio
- Designer floral: flori, burete floral, panglici, vaze
Chirii și utilități
Chiria pentru spațiul unde lucrezi + utilitățile aferente activității.
Exemple concrete:
- Programator: chiria unui spațiu de coworking sau a unui birou închiriat
- Contabil: chiria cabinetului, curentul, internetul, apa
- Medic stomatolog: chiria cabinetului dentar
- Instructor fitness: chiria sălii unde ții cursurile
- Frizer / Cosmetician: chiria salonului + utilități
Salarii și contribuții pentru angajați
Dacă ai angajați, salariile brute și contribuțiile obligatorii sunt deductibile integral. De reținut: salariul minim brut pe economie este 4.050 lei/lună în perioada ianuarie–iunie 2026, urmând să crească la 4.325 lei/lună de la 1 iulie 2026 (conform HG 146/2026).
Exemple concrete:
- Restaurant: salariul bucătarului, al ospătarului
- Birou de arhitectură : salariul desenatorului tehnic
- Magazin online: salariul persoanei care face împachetarea și livrarea
Servicii prestate de terți
Tot ce externalizezi — contabilitate, juridic, marketing, IT etc.
Exemple concrete:
- Orice PFA: servicii de contabilitate (da, contabilul tău e cheltuială deductibilă!)
- Magazin online: servicii de curierat, abonament platformă e-commerce, servicii SEO
- Consultant management: abonament Zoom/Teams, servicii de design grafic pentru prezentări
- Medic veterinar: servicii de laborator extern, servicii de dezinfecție
- Avocat: abonament baze de date juridice, servicii de traducere
Amortizarea echipamentelor
Echipamentele scumpe nu se deduc dintr-o dată se amortizează pe durata lor de viață utilă.
Exemple concrete:
- Videograf: cameră video (amortizare pe 4-6 ani), drone, stabilizator
- Stomatolog: scaun stomatologic, aparat radiologie dentară
- Programator: laptop, monitor, server
- Tipograf: imprimantă profesională, mașină de legat cărți
- Fermier: tractor, sistem de irigații
Deplasări, cazare și diurnă
Cheltuielile de deplasare legate de activitate — transport, cazare, diurnă conform legii.
Exemple concrete:
- Consultant: bilet de avion la client, cazare hotel, diurnă
- Agent de vânzări: combustibil, taxe de autostradă, parcări
- Fotograf de evenimente: deplasare la locația evenimentului, cazare dacă e în alt oraș
- Formator / Trainer: transport la locul cursului, cazare
Asigurări profesionale
Polițele de asigurare legate direct de activitate.
Exemple concrete:
- Contabil: asigurare de răspundere profesională
- Medic: asigurare de malpraxis
- Transportator: RCA, CASCO pentru vehiculul de transport
- Constructor: asigurare șantier, asigurare de răspundere civilă
Cursuri de formare profesională
Cursurile și certificările legate de activitatea ta.
Exemple concrete:
- Programator: curs AWS, certificare Google Cloud, curs de specialitate pe Udemy
- Contabil: cursuri de actualizare legislativă, examen CECCAR
- Electrician: curs ANRE, reautorizare
- Traducător: curs de specializare într-un domeniu tehnic
- Agent imobiliar: curs de formare profesională obligatoriu
Publicitate și marketing
Tot ce ține de promovarea activității tale.
Exemple concrete:
- Magazin online: reclame Facebook Ads, Google Ads, colaborări cu influenceri
- Restaurant: meniuri tipărite, banner exterior, reclamă pe rețele sociale
- Stomatolog: site web, SEO, Google My Business promovat
- Frizer: reclame Instagram, pliantele distribuite în zonă
- Fotograf: portofoliu online, reclamă pe platforme de nunți
Cheltuieli cu învățământul profesional și dual
Dacă investești în formarea profesională și tehnică sau în învățământ dual (preuniversitar sau universitar), aceste cheltuieli sunt integral deductibile conform art. 68, alin. (4), lit. l) din Codul fiscal.
Cheltuieli Deductibile Limitat
Aici e zona unde trebuie să fii atent — poți deduce, dar doar până la un anumit plafon.
Mașina (vehicule sub 3.500 kg)
Regula: Dacă folosești mașina și personal și profesional, poți deduce doar 50% din cheltuieli (combustibil, revizii, anvelope, asigurare, parcări etc.). Important: Cheltuielile cu amortizarea mașinii NU intră sub regula de 50% — ele se deduc separat, conform regulilor de amortizare.
Deduci 100% doar dacă mașina e folosită exclusiv pentru activitate, în una din aceste categorii: curierat, taximetrie, agent de vânzări/achiziții, pază și protecție, servicii de urgență, școală de șoferi, închiriere auto, sau dacă vehiculul e marfă în scop comercial.
Exemple concrete:
- Agent imobiliar: combustibil pentru vizionări — deduci 50%
- Curier: combustibil, revizii — deduci 100% (utilizare exclusivă)
- Consultant: motorină pentru deplasări la clienți — deduci 50%
- Instructor auto: cheltuieli mașină — deduci 100%
Protocol (max. 2% din baza de calcul)
Cheltuielile de protocol = cadouri pentru parteneri, mese de afaceri. Baza de calcul = venitul brut – cheltuielile deductibile (fără cheltuielile de protocol și de burse private).
Exemple concrete:
- Orice PFA: masă la restaurant cu un client
- Agent de vânzări : coș cadou de Crăciun pentru partenerul de distribuție
- Arhitect: cadou pentru un dezvoltator imobiliar la finalizarea proiectului
Burse private (max. 5% din baza de calcul)
Aceeași bază de calcul ca la protocol. Se aplică dacă acordi burse private conform legii.
Pensie facultativă (max. 400 EUR/an)
Contribuțiile la Pilonul III de pensie facultativă, plătite în scopul personal al contribuabilului. Limita se calculează la echivalentul în lei al sumei de 400 EUR pe an, la cursul BNR.
Asigurare voluntară de sănătate sau abonament medical (max. 400 EUR/an)
Exemple concrete:
- Orice PFA: abonament medical la Regina Maria, Medicover, MedLife — deductibil până la echivalentul a 400 EUR/an
Abonament sport (max. 100 EUR/an)
Abonamentul la sală, piscină, tenis — dacă furnizorul are cod CAEN 9311, 9312 sau 9313.
Exemple concrete:
- Orice PFA: abonament la WorldClass, NextLevel, 18Gym — deductibil până la echivalentul a 100 EUR/an
Cotizații la asociații profesionale (max. 4.000 EUR/an)
Exemple concrete:
- Medic: cotizație la Colegiul Medicilor
- Avocat: cotizație la Baroul de Avocați
- Arhitect: cotizație la Ordinul Arhitecților
- Contabil: cotizație CECCAR
Contribuții profesionale obligatorii (max. 5% din venitul brut)
Cotizațiile obligatorii datorate organizațiilor profesionale din care faci parte.
Tichete de masă și vouchere de vacanță pentru angajați
Dacă ai angajați, poți acorda și deduce aceste beneficii conform legii.
Dobânzi la împrumuturi
Dobânzile la împrumuturi de la persoane fizice/juridice (altele decât instituții de creditare) sunt deductibile în limita dobânzii de referință BNR. Atenție: ratele la credit NU sunt deductibile — doar dobânda, și doar dacă împrumutul e folosit în activitate.
Leasing
Chiria (rata de leasing) la contractele de leasing operațional este deductibilă limitat. La leasing financiar, sunt deductibile amortizarea și dobânzile.
Cheltuieli sociale (max. 5% din fondul de salarii anual)
Dacă ai angajați — cadouri de Crăciun, tichete de creșă, ajutoare sociale etc., conform art. 25, alin. (3), lit. b) din Codul fiscal.
Cheltuieli mixte (personale + profesionale)
Dacă folosești ceva atât personal, cât și profesional (telefon, internet acasă, spațiu de lucru din locuință), deduci doar partea aferentă activității independente.
Cheltuieli Nedeductibile — CE NU POȚI DEDUCE
Acestea sunt costurile pe care nu le poți scădea din venituri, indiferent de situație:
- Cheltuieli personale — haine personale, vacanța familiei, cumpărături pentru casă
- Impozitul pe venit — nu poți deduce impozitul pe care tocmai îl calculezi
- Donațiile — nicio donație nu e deductibilă la PFA
- Sponsorizarea și mecenatul — nedeductibile la PFA (la SRL funcționează altfel, ca credit fiscal)
- Amenzile și penalitățile — amenda de la ANAF, amenda de circulație, majorări de întârziere
- Ratele la credite — rata lunară la bancă NU e cheltuială deductibilă (doar dobânda, în anumite condiții)
- Achiziția de bunuri amortizabile — un laptop de 5.000 lei nu se deduce dintr-o dată, ci se amortizează
- Bunuri lipsă din gestiune fără poliță de asigurare
- Cheltuieli legate de fapte de corupție — orice cheltuieli dovedite ulterior ca fiind legate de corupție
CAS și CASS — Un Caz Special
Ambele contribuții sunt deductibile la calculul impozitului pe venit, dar proporțional cu ponderea venitului net din PFA în totalul veniturilor tale.
Plafoane CAS și CASS pentru 2026 (calculate pe baza salariului minim de 4.050 lei):
- CAS (pensie, 25%): se datorează dacă venitul net depășește 12 salarii minime (48.600 lei). Plafonul maxim de calcul: 24 salarii (97.200 lei) → CAS maxim = 24.300 lei
- CASS (sănătate, 10%): se datorează de la primul leu de venit net. Plafonul minim: 6 salarii (24.300 lei) → CASS minim = 2.430 lei. Plafonul maxim: 72 de salarii (291.600 lei) → CASS maxim = 29.160 lei
Excepție importantă: Dacă ai venit net 0 sau piereri, poți opta voluntar pentru plata CASS la nivelul a minimum 6 salarii. Dacă ești și salariat sau ai alte surse pentru care plătești deja CASS, nu mai datorezi CASS suplimentar dacă venitul din PFA e sub 6 salarii minime.
Exemplu simplificat:
Ai PFA cu venit brut de 120.000 lei și cheltuieli deductibile de 30.000 lei → Venit net = 90.000 lei.
- CAS = 25% × 90.000 = 22.500 lei
- CASS = 10% × 90.000 = 9.000 lei
- Venit impozabil = 90.000 – 22.500 – 9.000 = 58.500 lei
- Impozit = 10% × 58.500 = 5.850 lei
Pierderea Fiscală — Nu o Ignora
Dacă într-un an ai cheltuieli mai mari decât veniturile (pierdere fiscală), poți reporta pierderea și o compensezi în următorii 5 ani consecutivi, dar doar în limita a 70% din venitul net anual din aceeași sursă.
Exemplu: Ai deschis un PFA în 2025 și ai investit mult în echipamente — ai pierdere de 30.000 lei. În 2026 ai venit net de 50.000 lei. Poți compensa maximum 35.000 lei (70% din 50.000), deci compensezi integral pierderea de 30.000 lei.
Important: Dreptul la report este personal și netransmisibil. Pierderea necompensată după 5 ani devine definitivă.
5 Sfaturi Practice
1. Păstrează TOATE facturile și bonurile. Fără document justificativ, cheltuiala nu există. Factura trebuie să conțină datele tale de PFA (nu datele personale). Din 2026, facturile B2B trebuie transmise obligatoriu prin RO e-Factura.
2. Cheltuiala trebuie să fie legată de activitate. Un laptop e deductibil dacă ești programator. Același laptop nu e deductibil dacă ești instructor de fitness și nu îl folosești în activitate.
3. Nu amesteca cheltuielile personale cu cele profesionale. Dacă folosești telefonul și personal și profesional, teoretic deduci doar partea aferentă activității.
4. Ține evidența lunară, nu anuală. Nu lăsa totul pe ultimele zile înainte de depunerea Declarației Unice (termen: 25 mai a anului următor). Trimite facturile contabilului lunar.
5. Consultă un contabil. Acest ghid îți dă direcția generală. Situația ta specifică poate avea particularități pe care doar un contabil le poate evalua corect.
Acest articol are caracter informativ general și nu constituie consultanță fiscală personalizată. Informațiile sunt conforme cu legislația în vigoare la data de martie 2026 (Legea nr. 227/2015 Codul Fiscal, cu modificările aduse prin OUG nr. 89/2025 și OG nr. 6/2026). Legislația fiscală se poate modifica verifică întotdeauna informațiile cu un specialist.