Ai clienți din afara României ca PFA? Iată cum facturezi corect și ce impozite plătești

România are un sector IT, design și consultanță cu o proporție semnificativă de clienți din UE și din afara ei. Multe PFA-uri românești lucrează cu clienți germani, britanici, americani sau din alte state.

Facturarea unui client extern ridică imediat întrebări specifice: în ce monedă, cu sau fără TVA, ce cod pun pe factură, cum declar la ANAF. Răspunsurile depind de tipul de client și de locația acestuia, iar din 2025–2026 au apărut câteva modificări importante: cota standard de TVA a crescut la 21%, plafonul de înregistrare TVA a urcat la 395.000 lei, iar plafoanele CAS/CASS s-au actualizat la salariul minim de 4.050 lei.

Tipurile de clienți externi. Regulile diferă

Client firmă din UE (B2B intra-comunitar)

Exemplu: Lucrezi pentru un SRL din Germania, o companie din Franța sau o firmă din Olanda.

Regula TVA: Mecanismul reverse charge (taxare inversă) – nu colectezi TVA pe factură. Clientul din UE declară TVA în țara lui. Factura ta menționează explicit: „TVA reverse charge” sau „Scutit de TVA conform art. 278 alin. (2) Cod fiscal – taxare inversă la beneficiar” (locul prestării este în statul clientului).

Condiție cheie: Clientul trebuie să aibă un număr valid de TVA intra-comunitar. Verifici validitatea pe sistemul VIES (vies.ec.europa.eu).

ATENȚIE – obligatoriu cod special de TVA intracomunitar: Chiar dacă NU ești plătitor de TVA în România (cifră de afaceri sub 395.000 lei), pentru a presta servicii către clienți B2B din UE ești obligat să obții codul special de TVA intracomunitar conform art. 317 Cod fiscal, înainte de prima tranzacție. Se obține prin depunerea Declarației 700 în SPV. Important:

• Nu te face plătitor normal de TVA – rămâi în regimul special de scutire pentru tranzacțiile interne
• Trebuie obținut indiferent de valoarea facturii – pragul nu contează pentru servicii
• Necesită semnătură electronică calificată și acces SPV
• Lipsa codului = factura este considerată incorect fiscal și clientul UE nu poate aplica reverse charge corect

Client persoană fizică din UE (B2C)

Exemplu: O persoană fizică din Germania comandă un serviciu digital de la tine.

Regula TVA: Dacă valoarea totală a serviciilor digitale B2C intra-UE depășește 10.000 euro/an (cumulat cu eventualele vânzări la distanță), trebuie să aplici TVA-ul din țara clientului (nu cota românească) și să utilizezi sistemul OSS (One Stop Shop).

Sub 10.000 euro/an din B2C intra-UE: aplici regulile TVA românești (sau ești scutit dacă nu ești înregistrat TVA în România sub plafonul de 395.000 lei).

Client din afara UE (export de servicii)

Exemplu: O companie americană, britanică post-Brexit, sau din orice altă țară terță.

Regula TVA: Serviciile prestate către clienți B2B din afara UE sunt considerate, conform art. 278 din Codul fiscal, neimpozabile în România (locul prestării este în statul clientului) – factura nu include TVA, indiferent dacă ești sau nu înregistrat TVA. Pentru persoanele înregistrate în scopuri de TVA, operațiunea se declară în D300 la rubrica „prestări de servicii neimpozabile în România”.

Documentare: Păstrează dovezi că clientul este din afara UE (contractul, datele de identificare ale companiei, eventual certificat de rezidență fiscală).

Cum emiți factura în valută ca PFA

Elementele obligatorii ale facturii externe

O factură emisă unui client extern trebuie să conțină:

Datele PFA-ului (emitent):

• Numele complet și mențiunea „PFA” sau „Persoană Fizică Autorizată”
• CIF (Cod de Identificare Fiscală): format CIF XXXXXXX
• Adresa sediului profesional
• Codul de TVA intracomunitar (format RO + CIF) — obligatoriu pentru clienți B2B din UE, chiar dacă nu ești plătitor TVA normal

Datele clientului (destinatar):

• Denumirea firmei sau numele persoanei
• Adresa completă
• Codul de TVA intra-comunitar pentru clienți B2B din UE (obligatoriu pentru reverse charge)

Detalii tranzacție:

• Numărul și data facturii
• Descrierea serviciului
• Suma în valuta aleasă (EUR, USD, GBP, etc.)
• Mențiunea TVA: „Reverse charge” / „Taxare inversă” (B2B UE), „Neimpozabil în România conform art. 278 alin. (2)” (non-UE), sau TVA inclus dacă se aplică
• Contul IBAN (inclusiv contul în valută dacă există)

Conversia pentru declarația ANAF

Veniturile în valută se convertesc în lei la cursul BNR de la data încasării (nu de la data emiterii facturii). PFA în sistem real este pe cash-basis – contează data încasării efective.

Exemplu: dacă primești 5.000 EUR pe 15 octombrie 2026 și cursul BNR în acea zi este 5,07 lei/EUR, venitul declarat este 25.350 lei.

Contabilul tău folosește cursul BNR oficial din ziua încasării – nu cursul băncii comerciale, nu cursul din ziua facturii.

e-Factura și facturile externe

Din 2024–2025, sistemul RO e-Factura este obligatoriu pentru relațiile B2B, B2C și B2G interne, inclusiv pentru PFA. Important pentru clienții externi:

• Facturile către clienți B2B din UE (cu cod valid de TVA în VIES) – exceptate de la raportarea obligatorie prin e-Factura, deoarece locul prestării nu este în România
• Facturile către clienți din afara UE – exceptate, locul prestării fiind în statul terț
• Facturile către persoane fizice din UE (B2C) – situație complexă, depinde de regimul OSS; consultă contabilul

Chiar dacă factura externă nu se raportează prin e-Factura, PFA-ul trebuie înscris în Registrul RO e-Factura pentru oricare alte facturi interne. Pentru PFA care se identifică prin CNP și începe activitatea după 15 ianuarie 2026, înscrierea trebuie făcută înainte de demararea activității.

TVA pentru clienți externi. Regula de bază

Reverse charge pentru B2B intra-comunitar

Dacă ești înregistrat normal TVA în România (art. 316) și prestezi servicii unui client B2B din UE cu cod TVA valid:

• Nu incluzi TVA pe factură
• Menționezi „Reverse charge” sau articolul legal aplicabil
• Clientul declară TVA în țara lui (nu în România)
• Tu declari tranzacția în Declarația recapitulativă D390 (lunar)

Dacă ești neînregistrat în scopuri de TVA în România (sub plafonul de 395.000 lei) și prestezi servicii B2B unui client din UE:

• Tot nu colectezi TVA – mecanismul reverse charge se aplică și în acest caz
• DAR trebuie să ai cod special de TVA intracomunitar (art. 317), obținut anterior primei tranzacții
• Declari tranzacția în D390 (lunar, doar în lunile cu operațiuni) și, pentru achiziții de servicii din UE, în D301

OSS pentru B2C din UE

Dacă ai clienți persoane fizice din UE și totalul serviciilor digitale intra-UE depășește 10.000 euro/an:

• Trebuie să te înregistrezi în sistemul OSS (One Stop Shop) la ANAF
• Aplici TVA-ul din țara fiecărui client
• Depui un singur decont OSS centralizat la ANAF România, care distribuie TVA-ul către fiecare stat
• PFA neînregistrat normal în scopuri de TVA poate totuși utiliza OSS în anumite condiții

Sub 10.000 euro/an: Opțional, poți rămâne sub regulile TVA românești.

Servicii prestate către clienți din afara UE

Dacă prestezi servicii unui client B2B din SUA, UK, Canada, etc., factura este fără TVA (neimpozabilă în România, conform regulilor privind locul prestării – art. 278). Dacă ești plătitor TVA, declari tranzacția în D300 la rubrica „prestări de servicii pentru care locul prestării este în afara României”, iar TVA-ul din cheltuielile aferente este, în general, deductibil.

Cum declari veniturile în valută la ANAF

Principiu: Toate veniturile externe se declară în lei, la cursul BNR din ziua încasării.

Unde declari: În Declarația unică D212 anuală, la secțiunea venituri din activitate independentă. Nu există o linie separată pentru venituri externe – se totalizează cu veniturile din România. Termenul pentru 2026: 25 mai 2027 (pentru veniturile realizate în 2026).

Cât plătești efectiv în 2026

Impozitul și contribuțiile se calculează pe venitul net total (intern + extern) în lei, raportat la salariul minim brut de 4.050 lei și plafoanele aferente:

• Impozit pe venit: 10% aplicat venitului net (după deducerea cheltuielilor și a CASS)
• CAS 25% – datorat doar dacă venitul net depășește 12 salarii minime (48.600 lei/an). Plafoane: 12 salarii = CAS de plată 12.150 lei; 24 salarii = CAS de plată 24.300 lei
• CASS 10% – datorat pe baza unor plafoane: minim 6 salarii minime (24.300 lei) dacă nu te încadrezi la excepții, maxim 72 salarii minime (291.600 lei) – CASS maxim de plată: 29.160 lei/an

Nu există dubla impozitare pentru serviciile prestate din România clienților din UE sau non-UE, conform convențiilor de evitare a dublei impuneri.

Atenție: Dacă prestezi servicii și din alte țări (ești prezent fizic acolo timp îndelungat), pot apărea obligații fiscale și în acea țară. Consultă un expert fiscal internațional pentru situații complexe.

Contul bancar în valută pentru PFA

Este recomandat să ai un cont în valută (EUR sau USD) separat de contul curent, dacă încasezi frecvent în valută. Avantaje:

• Eviți conversia automată la cursuri nefavorabile
• Poți alege momentul conversiei
• Evidența contabilă este mai clară

Bănci recomandate pentru PFA cu venituri externe:

• Revolut Business – conturi gratuite în EUR, USD, GBP cu rate de schimb interbancare
• ING – cont în valută disponibil
• Bănci tradiționale – cu comisioane mai mari, dar utile dacă ai nevoie de alte produse bancare

Platforme internaționale – Upwork, Fiverr, Toptal

Mulți PFA-uri românești lucrează prin platforme de freelancing internaționale. Aspecte specifice:

Upwork/Fiverr – cum funcționează fiscal:

• Platforma reține comisionul ei (5–20%)
• Ție îți virează suma netă – aceasta este venitul tău
• Venitul se declară ca orice alt venit din activitate profesională
• Platforma NU reține impozite în România pentru tine

Facturarea pe platforme: Unele platforme (Upwork) gestionează facturarea intern – clientul nu primește factură de la tine direct. Dar tu trebuie să înregistrezi venitul în registrul tău de încasări și să îl declari la ANAF.

DAC7 și raportarea platformelor: Din 2023, platformele digitale cu operare în UE raportează veniturile utilizatorilor la autoritățile fiscale. Dacă ai venituri semnificative pe Upwork sau Fiverr, ANAF primește aceste date – asigură-te că declari corect. Din 2024–2026, schimbul de informații între platforme și ANAF este consolidat – discrepanțele sunt detectate automat.

întrebări frecvente

Lucrezi cu clienți externi? Gestionăm toată complexitatea fiscală.

Facturare internațională, TVA intra-comunitar, declarații – totul la regnet.ro.

→ Contabilitate PFA cu clienți externi – regnet.ro

Ești nomad digital sau lucrezi din România pentru clienți din UE? → Consultanță fiscală specializată