Am primul client și nu știu cum să facturez legal. Ce fac?
Ai trimis un portofoliu, ai avut o discuție și acum clientul a zis „da”. Bine ai venit la primul moment în care freelancingul informal se transformă în ceva real.
Problema apare imediat: clientul, mai ales dacă e o companie, cere o factură. Iar tu nu ai PFA, nu ai SRL, nu ai nimic. Ești persoană fizică și din punct de vedere legal, nu poți emite o factură fiscală valabilă.
Vestea bună: situația se rezolvă. Vestea și mai bună: dacă acționezi rapid, poți face totul online, fără să pierzi clientul.
Acest ghid îți explică exact ce opțiuni ai, ce alegi în funcție de situația ta și cum ajungi să emiți prima factură legală cât mai repede.
De ce nu poți factura ca persoană fizică în România
În România, pentru a emite o factură fiscală valabilă din punct de vedere legal, trebuie să fii înregistrat ca entitate autorizată să desfășoare activitate economică. O persoană fizică fără o formă de organizare nu poate face asta.
Asta înseamnă că dacă încasezi bani pentru servicii fără o formă juridică, activezi în zona gri a economiei cu riscuri fiscale reale: amenzi de la ANAF, obligația de a declara retroactiv veniturile, și imposibilitatea de a-ți deduce cheltuielile.
Clienții business au, în plus, propriile lor politici interne: departamentele de contabilitate nu pot procesa plăți fără factură fiscală emisă de o entitate legală. De aceea cerința de factură apare aproape invariabil când clientul e o firmă.
Cele trei opțiuni legale pe care le ai
1. PFA (Persoană Fizică Autorizată)
PFA-ul este cea mai simplă formă de organizare pentru activitate independentă în România. Te înregistrezi ca persoană fizică autorizată să desfășoare o activitate economică sub un cod CAEN specific.
Ce poți face cu un PFA:
- Emiți facturi fiscale legale
- Lucrezi cu clienți persoane fizice sau juridice (firme)
- Deschizi cont bancar pentru activitate profesională
- Deduci cheltuielile legate de activitate
Limitări importante:
- Răspunzi cu patrimoniul personal pentru datorii
- Există plafoane de contribuții și impozit care devin mai puțin avantajoase la venituri mari
- Unii clienți business preferă să lucreze cu SRL-uri
Ideal pentru: freelanceri în IT, design, marketing, copywriting, consultanță, traduceri, coaching, mai ales la început.
2. SRL (Societate cu Răspundere Limitată)
SRL-ul este o entitate juridică separată de tine ca persoană. Firma are propriul patrimoniu, propriul cont bancar, propria răspundere.
Avantajele unui SRL față de PFA:
- Răspundere limitată la capitalul social.
- Mai credibil în fața clienților business și a instituțiilor
- Posibilitate de a angaja, de a atrage asociați sau investitori
- Optimizare fiscală mai flexibilă la venituri mari (dividende, salariu minim administrator)
Dezavantaje:
- Mai complex administrativ (contabilitate obligatorie, bilanț anual, declarații lunare/trimestriale)
- Costuri fixe mai mari (contabilitate, eventuale taxe de administrare)
- Timp de înregistrare similar cu PFA-ul, dar mai mulți pași
Ideal pentru: cei care vor să crească, să angajeze, să lucreze cu clienți corporativi mari, sau ale căror venituri depășesc pragul unde SRL-ul devine mai eficient fiscal.
3. II sau IF
Întreprinderea Individuală (II) și Întreprinderea Familială (IF) sunt forme de organizare mai puțin cunoscute, dar disponibile. II-ul funcționează similar cu PFA-ul dar poate angaja salariați mai mulți, fără a fi o persoană juridică. IF-ul implică mai mulți membri ai familiei.
PFA sau SRL: ce alegi când ai primul client?
Nu există un răspuns universal. Depinde de câțiva factori concreți.
Alegi PFA dacă…
- Activitatea ta este de servicii (IT, design, consultanță, traduceri, marketing digital, coaching)
- Veniturile estimate în primul an sunt sub 500.000 lei (~100.000 euro)
- Clientul tău acceptă facturi de la PFA
- Vrei simplitate administrativă
- Vrei să testezi piața înainte de a-ți asuma costurile unui SRL
Alegi SRL dacă…
- Clientul este o corporație mare sau o instituție publică care cere explicit factură de la o persoană juridică (SRL)
- Vrei răspundere limitată de la bun început
- Estimezi venituri de peste 500.000 lei/an
- Vrei să poți angaja în viitorul apropiat mai mulți oameni
- Ai un asociat cu care vrei să construiești împreună
Cât durează și cât costă fiecare variantă
| Important | PFA | SRL |
|---|---|---|
| Timp înregistrare | 3-5 zile lucrătoare | 3-5 zile lucrătoare |
| Taxe oficiale ONRC | 0 lei | ~150-200 lei |
| Capital social minim | Nu e necesar | 500 lei |
| Contabilitate lunară | Opțional la venituri mici | Obligatorie |
| Cost contabilitate/lună | de la 69 lei | de la 149 lei |
| Proces online | ✓ Da | ✓ Da |
Notă importantă despre capital social: Din 2026, capitalul social minim pentru SRL este 500 de lei.
Cum funcționează procesul online la regnet.ro
La Regnet.ro, atât înregistrarea PFA cât și a SRL-ului se face 100% online, nu ai nevoie să te deplasezi nicăieri.
Pașii pentru înregistrare SRL online:
- Completezi formularul online — date personale, denumire firmă dorită, obiect de activitate (cod CAEN), sediu social
- Trimiți documentele scanate — CI, dovada sediului social (contract de comodat sau chirie)
- Semnezi electronic
- Regnet.ro depune dosarul la ONRC (echipa noastră se ocupă de tot)
- Primești certificatul de înregistrare în 3-5 zile lucrătoare
Nu ai sediu social? Oferim serviciu de găzduire sediu social în București. Adresă profesională inclusă în pachet.
Nu ai semnătură electronică? Te ghidăm prin procesul de obținere.
Ce faci cu clientul până îți vine forma juridică?
Acesta este poate cel mai practic și ignorat aspect. Clientul vrea să înceapă azi. Tu nu ai forma juridică gata.
Opțiuni:
1. Comunici transparent: Cei mai mulți clienți înțeleg că ești în proces de înregistrare. Un email simplu: „Suntem în proces de înregistrare a firmei, estimăm 5 zile lucrătoare. Putem semna contractul acum și emitem factura imediat ce firma e înregistrată.”
2. Negociezi startul proiectului: Dacă clientul poate decala startul cu o săptămână, câștigați ambii claritate juridică de la bun început.
3. Nu emite factură înainte de înregistrare: E tentant, dar o factură emisă fără formă juridică este invalidă din punct de vedere fiscal și poate crea probleme atât ție cât și clientului.
4. Procesul rapid contează: De aceea e important să acționezi imediat ce ai confirmarea clientului, nu după ce semnezi contractul.
Pot factura un client fără să am firmă sau PFA în România?
Nu. Pentru a emite o factură fiscală legală în România, trebuie să fii înregistrat ca PFA, SRL, II, IF sau altă formă autorizată de activitate economică. O persoană fizică neautorizată nu poate emite facturi fiscale valabile. Activitatea fără formă juridică este considerată muncă la negru și poate atrage amenzi de la ANAF.
Cât durează să înregistrez un SRL online în România în 2026?
nregistrarea unui SRL la ONRC durează în medie 3-5 zile lucrătoare de la depunerea dosarului complet. Prin servicii online precum regnet.ro, procesul este 100% digital, fără deplasări.
Ce este mai bine pentru un freelancer în România: PFA sau SRL?
Depinde de venituri și de tipul de clienți. PFA-ul este mai simplu și mai ieftin de administrat, ideal pentru venituri sub 500.000 lei/an și activități de servicii. SRL-ul oferă răspundere limitată și mai multă credibilitate față de clienții corporativi mari, devenind mai eficient fiscal la venituri peste 500.000 lei/an.
Poate un client business să refuze să lucreze cu un PFA?
Da, unele afaceri mari și instituții publice impun prin politici interne că pot contracta doar cu persoane juridice (SRL sau SA). Dacă clientul tău cere explicit persoană juridică, va trebui să înregistrezi un SRL. Totuși, majoritatea companiilor mici și medii acceptă facturi de la PFA fără probleme.
Cât costă înregistrarea unui SRL în România în 2026?
axele oficiale ONRC pentru înregistrarea unui SRL sunt de aproximativ 150-200 lei. La acestea se adaugă costul serviciului de înregistrare (dacă folosești un furnizor specializat) și eventualul cost al sediului social dacă nu ai un spațiu propriu. Capitalul social minim este de 500 lei.
Pot înregistra un SRL complet online fără să mă deplasez?
Da. ste posibilă înregistrarea unui SRL complet online la ONRC prin semnătură electronică calificată. Servicii precum regnet.ro gestionează întregul proces digital în 3-5 zile lucrătoare.
e se întâmplă dacă emit o factură înainte să am forma juridică înregistrată?
O factură emisă de o persoană neautorizată este invalidă fiscal. Clientul nu va putea să o deducă, iar tu riscai amenzi de la ANAF pentru activitate neautorizată. Recomandarea este să aștepți înregistrarea formei juridice înainte de a emite orice document fiscal.
Trebuie să am sediu social pentru a înregistra un SRL?
Da, orice SRL trebuie să declare un sediu social la înregistrare. Sediul poate fi un spațiu propriu, unul închiriat, sau un sediu virtual oferit de servicii specializate precum regnet.ro. Adresa de domiciliu poate fi folosită, dar necesită acordul proprietarului și, dacă e apartament, acordul asociației de proprietari.
Gata să facturezi legal?
Înregistrăm SRL-ul sau PFA-ul tău în 3-5 zile lucrătoare, 100% online, fără deplasări.